Как сеть магазинов «Победа» смогла сократить цикл закупки в 3 раза

Раньше цикл закупки мог занимать до трёх месяцев — притом что закупщики не приглашали на торги больше трёх поставщиков. Чтобы оптимизировать работу, отдел закупок сети решил переходить на ЭТП. После знакомства с несколькими площадками «Победа» выбрала Bidzaar. В итоге переход ускорил работу закупщиков в три раза и помог компании экономить и регулярно находить новых поставщиков.

На закупку уходило до 3 месяцев: как выглядел процесс до Bidzaar

Раньше потенциальных поставщиков искали в поисковиках, звонили, обсуждали условия поставки, дожидались коммерческих предложений и затем вручную собирали всю информацию в Excel. Чтобы сэкономить время, в закупку звали не более трёх поставщиков. Однако проблемы при таком подходе всё равно возникали.

Процесс всё равно занимал много времени

Самостоятельный поиск, коммуникация по телефону и сбор конкурентного листа вручную растягивали каждую закупку даже при малом количестве поставщиков.

«Коммуникация с каждым поставщиком занимала минимум полчаса, а чаще больше: сначала до него надо дозвониться, потом пообщаться, рассказать и объяснить, что тебе надо. Иногда нужны были повторные звонки для согласований и уточнений. В итоге на то, чтобы получить и изучить КП от трёх контрагентов, легко мог уйти целый день. На следующий день ещё около двух-трёх часов уходило на конкурентный лист»

Лилия Алимова, начальник отдела некоммерческих закупок 

Не получалось сделать торги конкурентными

Из-за отсутствия конкуренции было почти невозможно договориться с контрагентами о более выгодных условиях — понижении цены, сокращении сроков и так далее. Также у закупщиков не было возможности объективно оценить, действительно ли они выбрали наиболее выгодное предложение: узкая выборка не позволяла составить полную картину.

Был риск попасть в зависимость от текущего поставщика

Особенно это стало заметно в 2019 году, когда у многих поставщиков резко начали расти цены, а альтернатив в моменте у компании не было. 

Именно тогда стало понятно, что надо менять подход к закупкам и искать инструмент, который решит все эти проблемы: сократит время на поиск и общение с поставщиками, а следом поможет создать конкурентные, прозрачные и выгодные торги.

«Дали всё то, что нам было необходимо»: почему выбрали Bidzaar

Начальник отдела некоммерческих закупок ООО «ТК Лето» Лилия Алимова вспоминает, что компания выбирала между несколькими ЭТП. Но в итоге именно Bidzaar привлёк закупщиков своим удобством, понятным функционалом и готовностью оперативно подстраиваться под запросы бизнеса.

Большая база поставщиков и конкурентные торги

В 2025 году на Bidzaar зарегистрировано более 170 000 активных компаний. Каждый день их число растёт ещё на 100–150. Всё потому, что для поставщиков тоже всё просто и удобно: регистрация занимает всего три минуты, ЭЦП и аккредитации не нужны, а за участие в торгах не нужно платить.

Поэтому теперь три контрагента — это минимум участников на торгах, а не максимум, как раньше. Закупщики могут видеть актуальные рыночные цены, выбирать действительно выгодные предложения и не держаться за поставщиков, чьи условия перестали устраивать.

Кратная экономия времени

То, что раньше занимало около суток, теперь можно сделать за несколько минут — не тратя время на самостоятельные поиски поставщиков, звонки или длительные переписки по почте.

Объявление о закупке создаётся быстро — сориентироваться помогают встроенные подсказки. В самой закупке можно сразу указать все требования к товару или услуге, а также к коммерческому предложению и документации. Это видят все поставщики, и закупщику не нужно тратить время на то, чтобы персонально объяснить детали каждому участнику торгов.

Поиск поставщиков площадка тоже берёт на себя. Алгоритмы Bidzaar сами находят нужных поставщиков, опираясь на требования и запросы бизнеса. Но у компании всегда остаётся возможность самостоятельно найти и пригласить интересующего её контрагента.

Также компания может разместить на своём сайте виджет Bidzaar со всеми открытыми торгами — заинтересованные поставщики смогут прямо с сайта перейти в закупку и оставить заявку

Удобное сравнение участников

Все полученные коммерческие предложения Bidzaar автоматически собирает в одну общую таблицу, где подсвечивает не только цены, но и остальные параметры, важные для бизнеса: сроки, количество продукции, документацию, принятие договоров, ответы на вопросы и так далее. Это помогает сразу отобрать релевантных участников, а заодно снизить риски — сразу видно, какие предложения подозрительно выбиваются из общей картины.

В итоге на этом этапе у специалиста отдела закупок нет никакой ручной работы. Надо только изучить итоговую таблицу, сравнить все предложения и выбрать наиболее подходящее.

Конкурентный лист выглядит так, чтобы с его помощью было максимально удобно сравнивать поставщиков

Реестры поставщиков

Они помогают заранее оценить квалификацию потенциальных поставщиков и сформировать из них готовый пул.

Это помогает ещё ускорить запуск закупок: если менеджер регулярно закупает один и тот же товар, он может не собирать участников с нуля, а открыть реестр и направить запросы конкретным проверенным поставщикам.

Реестры помогают быстро создавать базы поставщиков по категориям и эффективно ими управлять

Возможности для обучения сотрудников

Bidzaar регулярно проводит для своих клиентов бесплатные вебинары по самой площадке, новым инструментам и профессиональным подходам к работе с закупками. Вебинары идут в прямом эфире, но любой из них потом можно посмотреть в записи, даже если он уже давно прошёл. Для этого достаточно найти нужный вебинар на странице с мероприятиями Bidzaar и запросить к нему доступ.

Лилия Алимова смотрит каждый вебинар и следит, чтобы вся её команда тоже обязательно выделяла время на обучение и повышала уровень своей экспертности.

Готовность подстраиваться под запросы бизнеса

Это одна из главных особенностей, которая выделила Bidzaar на фоне других площадок.

«Другие площадки неохотно шли нам навстречу и не хотели дорабатывать площадку по нашим требованиям. Особенно нас беспокоили нюансы в отчётности по конкурентному листу. Bidzaar же шёл навстречу, помогал и давал именно всё то, что необходимо нам»

Лилия Алимова, начальник отдела некоммерческих закупок

В итоге совместными усилиями Bidzaar и сеть «Победа» смогли доработать конкурентные листы и порядок проведения торгов под запросы отдела закупок.

Перевели на площадку 95% закупок

Если раньше компания работала с ограниченным кругом контрагентов, то теперь направление закупок расширилось — в абсолютном большинстве категорий получается уменьшать затраты, добиваться лучших условий и сокращать бюджеты.

«Мы перевели не только торги, но и запрос коммерческих предложений. Предквалификацию мы тоже проводим на Bidzaar. В общем, все некоммерческие закупки теперь там. Даже не помню, когда в последний раз ко мне мои специалисты приходили с КП, собранными вручную в Excel-файле»

Лилия Алимова, начальник отдела некоммерческих закупок

---

База поставщиков каждый год обновляется на 35%

База подрядчиков ежегодно расширяется, а возросшая конкуренция позволяет компании раз за разом выбирать максимально выгодные условия — снижать затраты, договариваться об отсрочках и сокращать финансовую нагрузку.

«С появлением Bidzaar у нас ушло понятие «своих поставщиков». Никто не знает, кто выиграет в следующем тендере. Мы готовы выбрать любого контрагента, кто предложит нам качественную продукцию по лучшей цене и лучшим условиям»

Лилия Алимова, начальник отдела некоммерческих закупок

---

Цикл закупки сократился с 3 месяцев до 3 недель

Сам процесс сбора и изучения коммерческих предложений стал занимать около пяти дней. Поэтому теперь тендерный специалист может проводить около 40 процедур в месяц.

У ведущих специалистов, которые оказывают помощь заказчику при создании ТЗ на закупку, тоже сократились временные затраты. В первую очередь благодаря возможности создавать шаблоны закупок.

«Если, например, это стандартная закупка, то специалист обновляет ТЗ только раз в год. Если к следующей закупке ничего не поменялось, ему даже не надо снова согласовывать заявку»

Лилия Алимова, начальник отдела некоммерческих закупок

---

В среднем закупки стали выгоднее на 8%

Особенно заметна экономия при закупках услуг страхования и строительных работ

Сейчас сеть «Победа» также работает над тем, чтобы использовать Bidzaar не только для закупок, но и для продажи невостребованного имущества. Компания уже активно продаёт ненужное вторсырьё: бумагу, плёнки, поддоны, использованные ящики. Следующий шаг — начать выгодно продавать б/у-оборудование.