SO/ St. Petersburg — пятизвёздочный отель сети отелей Accor, расположенный в самом центре Санкт-Петербурга.

137 дизайнерских номеров и люксов с видами на главные достопримечательности, рестораны и бары с авторским меню, спа-зона — всё сделано на премиальном уровне для действительно комфортного отдыха.

Чтобы всё работало идеально, процессы тоже должны быть на высшем уровне. В том числе и закупки. Однако долго этот процесс был неотлаженным и хаотичным. Всё изменилось с приходом нового руководителя отдела закупок — Рафаэла Ахмедова.

В поисках идеального решения для оптимизации процессов Рафаэл вышел на Bidzaar и быстро понял, что нужно переходить на эту площадку. В итоге закупки стали быстрее, у отеля появилось много новых поставщиков, а выгода при этом достигла 30%. Подробнее — в кейсе.

Как проходили закупки в SO/ St. Petersburg до Bidzaar

Когда Рафаэл Ахмедов пришёл в SO/ St. Petersburg, процесс закупок не был выстроен и унифицирован. Каждый, кому нужно было что-то закупить, искал поставщиков и общался с ними через каналы, удобные лично ему: у кого-то это были мессенджеры, у кого-то обзвон базы, у кого-то почта. 

Нужно было наводить порядок. В первую очередь сделать так, чтобы у всех был один канал для сбора заявок и ведения торгов.

Сначала таким каналом стала электронная почта. Чтобы полностью перевести туда закупки всех отделов, у отеля ушло около двух лет. Однако унификация была лишь первым шагом. Многие проблемы закупок только предстояло решить.

Долгий цикл закупки

От создания заявки до подписания договора с поставщиком могло пройти около месяца.

Маленькая конкуренция

Вместе с этим — отсутствие прозрачности. Не всегда было понятно, действительно ли удалось выбрать хорошего поставщика с выгодным предложением.

Отсутствие единой базы проверенных поставщиков

Особенно это мешало, когда Рафаэл Ахмедов решил расширять зону влияния и закупать не только мерч, гостевые принадлежности и инвентарь для уборки. В том числе он хотел забрать себе более узкие категории, которыми занимались другие отделы: IT, кухонную технику, инженерное оборудование. 

Чтобы улучшить закупки в отеле, Рафаэл регулярно занимался и своим развитием тоже: проходил курсы, читал книги и активно изучал отраслевые материалы, которые находил онлайн. В том числе про разные инструменты для автоматизации и оптимизации процессов. Так он и узнал про Bidzaar. После самостоятельного изучения материалов о платформе стало понятно: закупки надо переводить на неё.

К счастью, моих знаний о платформе было достаточно, чтобы обосновать, зачем нам вкладываться в переход на Bidzaar. Генеральный управляющий также поддержал мою идею и оценил фокус на прозрачности закупок. В итоге уже после первых процедур стало понятно, что вложения себя окупили

Рафаэл Ахмедов

Руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Почему SO/ St. Petersburg выбрали Bidzaar

Удобство платформы

Интерфейс площадки максимально простой и интуитивно понятный. Поэтому на ней легко работать как закупщикам, так и поставщикам.

Кроме того, на Bidzaar максимально простой вход для поставщиков. Это позволяет быстро перевести на платформу текущих партнёров:

1. Бесплатная регистрация, которая занимает меньше 10 минут
2. Не требуется ЭЦП и аккредитация
3. Участие в торгах бесплатное — только в случае победы поставщик платит платформе небольшую комиссию.

Нет риска потерять поставщиков по причине того, что для регистрации им нужно два дня заполнять какие-то формы. Здесь достаточно примерно десяти минут. Наши поставщики сначала с опаской шли регистрироваться, а уже через 10 минут перезванивали и спрашивали наш код процедуры. Просто потому что всё нашли интуитивно

Рафаэл Ахмедов

Руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Конкурентные торги

Чем больше участников, тем живее конкуренция и больше шанс найти поставщика с лучшими условиями.

В 2025 году на Bidzaar работают более 170 000 поставщиков. Каждый день добавляются ещё 100–150 контрагентов.

Инструменты Bidzaar помогают легко и быстро найти потенциальных участников закупки.

AI-алгоритм для поиска релевантных поставщиков

Он автоматически подберёт подходящих контрагентов и предложит ваш тендер.

Встроенный поиск

Удобно самостоятельно найти поставщиков по тегам закупок в поисковой панели и отправить им сообщение со ссылкой на закупку. 

Виджет на сайте

Он будет автоматически публиковать все новые тендеры на сайте компании. Даже если поставщик ещё не зарегистрирован на ЭТП, он увидит приглашение и сможет присоединиться к торгам.

Реестры поставщиков

Реестры — это структурированные базы проверенных поставщиков, которые можно заводить под каждую отдельную категорию.

В SO/ St. Petersburg высоко оценили возможность создавать реестры. Теперь ещё до запуска закупки можно предварительно отобрать поставщиков и сформировать из них качественную базу.

Реестры предоставляют широкие возможности для анкетирования и предварительной квалификации участников. Оставляя заявку, поставщики могут заполнить таблицу с заранее заданными критериями и прикрепить все необходимые документы, которые хочет изучить закупщик. Это особенно помогает в случаях, когда закупки по определённой категории проходят впервые.

Как только я понимаю, что планируется закупка, я сразу запускаю по ней реестр. Например, сейчас я собираю реестр на изготовление и поставку игрушек для детей наших гостей. Когда придёт время запускать торги, мне не нужно будет тратить время на поиск поставщиков, составление ТЗ и приведение всех предложений к единому знаменателю. Все нужные данные в нужной форме у меня уже будут

Рафаэл Ахмедов

Руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Отзывчивая поддержка

Менеджеры и кураторы Bidzaar всегда на связи и максимально оперативно отвечают на любые вопросы — по площадке, процедурам и даже закупочным нюансам. Это не сухое шаблонное общение, а живой искренний диалог, где обе стороны говорят на одном языке и обмениваются опытом.

Также платформа регулярно устраивает для пользователей бесплатные вебинары, на которых можно ещё больше узнать о закупках и работе с ней.

Обучающие ролики, тренинги и вебинары от Bidzaar делают меня ещё сильнее как специалиста. Часто пользуюсь этой возможностью чему-то научиться, а потом обучить мою команду

Рафаэл Ахмедов

Руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Результаты SO/ St. Petersburg после перевода закупок на Bidzaar

Средняя экономия: 30%

В зависимости от категории, снижение цены происходит по разным причинам. Например, поставщики инвентаря для уборки снижают цену, когда видят большую конкуренцию. При закупке компьютеров один поставщик предложил более простую и бюджетную модель, которая соответствовала запросам компании, но в SO/ St. Petersburg о ней раньше не знали. А при закупке полотенец и халатов отель вышел не на продавца, а на производителя, — такая покупка всегда получается выгоднее.

Поставщиков на торгах стало в 2 раза больше

Например, если раньше при покупке постельного белья отель выбирал из пяти-шести участников, то теперь торги собирают около 12 кандидатов. А в IT-категориях вместо трёх-четырёх поставщиков участвуют не меньше восьми. Всё благодаря большой базе контрагентов и простым условиям участия.

В некоторых категориях участников становится так много, что я уже думаю, как ограничить их число. Например, при закупке того же постельного белья мне надо изучить образцы тканей — значит, у меня на столе будет лежать 12 образцов. А потом то же самое с тапочками, полотенцами и халатами

Рафаэл Ахмедов

Руководитель отдела закупок в SO/ St. Petersburg

Цикл закупки сократился в 3 раза

Недавняя закупка компьютеров заняла у SO/ St. Petersburg 10 дней. Раньше на подобную процедуру могло уйти около месяца.

Появилась база поставщиков из 10 реестров

Суммарно в базе SO/ St. Petersburg теперь есть более 50 контрагентов. Больше всего участников в IT-реестре — там собрано уже 20 потенциальных поставщиков.

Прямо сейчас всеми закупками на Bidzaar Рафаэл Ахмедов занимается самостоятельно, а параллельно собирает и обучает команду закупщиков. В планах — в течение ближайших месяцев ввести новых сотрудников во все внутренние процессы отеля, а затем научить работать на Bidzaar и делегировать им часть закупок. Ахмедов надеется, что в дальнейшем команда SO/St. Petersburg будет показывать положительные результаты и своим примером замотивирует перейти на Bidzaar остальные отели сети Accor.