Как Первая Грузовая Компания в 3 раза увеличила экономию на закупках с Bidzaar

Компания управляет десятками тысяч вагонов, имеет филиалы в 14 регионах и обслуживает промышленные предприятия по всей стране. Масштаб работы требует организованности всех процессов. Закупки напрямую влияют на ритм перевозок, стабильность компании и работоспособность систем.

ПГК уже несколько лет внедряет цифровые решения и развивает собственные IT-продукты. В 2021 году компания начала централизацию закупок, которая в конце 2022 года переросла в масштабную трансформация всей закупочной функции.

Команда отдела операционных закупок отвечает за все категории неосновной деятельности — начиная от административно-хозяйственных закупок до IT и СМР.

Сотрудники стали искать инструмент, который обеспечит прозрачность и конкуренцию. Такой площадкой стал Bidzaar.

«ЭТП сделала закупочный процесс более прозрачным, позволила охватить большее количество поставщиков, упростила поиск новых и позволила торговаться в реальном времени»

Роман Бакланов, начальник отдела операционных закупок ПГК

Почему ПГК искала новое решение для закупок

До 2021 года закупки в ПГК шли по классической схеме: 

1. Получить заявку от внутреннего заказчика.
2. Собрать коммерческие предложения и подготовить аналитическую справку.
3. Согласовать итоги с руководством. 

Такой подход создавал лишнюю нагрузку и затягивал процессы. Команда сталкивалась со сложностями:

• Документы и коммерческие предложения терялись при обмене по почте. Иногда приходилось пересылать файлы по несколько раз или заново запрашивать КП. Цикл процедуры удлинялся.
• Много времени уходило на звонки и переписку. Чтобы уточнить условия, сроки, комплектацию или статус заявки, сотрудники часто звонили поставщикам и коллегам — коммуникация шла в разных каналах.
• Отчёты формировали вручную. Аналитику собирали в таблицах: сводили данные, проверяли формулы и числа. Уходило много часов на рутину.
• Руководству требовалось время, чтобы проверить обоснованность выбора поставщика. Чтобы подтвердить решение, приходилось собирать переписку, подтверждения и расчёты, а информация не всегда была в одном месте.
• Длительный поиск новых контрагентов. Поставщиков находили через личные контакты, рекомендации и запросы. База расширялась медленно, а в непрофильных категориях зачастую приходилось искать с нуля.

Средняя экономия держалась на уровне 5% от рынка — цены по итогам закупок почти не отличались от рыночных. Чтобы выйти за этот уровень, требовалось пересмотреть подход к проведению тендеров. В прежнем формате это давалось сложнее: часть альтернативных предложений просто не доходила до сравнения. 

При этом цикл одной процедуры длился около 28 дней — для ПГК срок был слишком долгим. Проблема наблюдалась во всех категориях: IT-продуктах, строительно-монтажных работах (СМР), административно-хозяйственных закупках, закупок СИЗ и т.д. Например, когда требовалось срочно заменить оборудование или организовать ремонт офиса, долгие согласования тормозили запуск проектов и работу всех подразделений компании

Компания решила изменить подход. Что требовалось сделать:

• обеспечить прозрачность и контроль для руководства и службы безопасности.
• централизовать закупки;
• сократить сроки проведения тендеров;
• получить инструмент для расширения пула поставщиков и повышения конкуренции;

«Раньше всё шло по накатанной — много ручной работы, писем и звонков. Хотелось, чтобы процесс, наконец, заработал как система, а не как постоянное тушение пожаров»

Роман Бакланов, начальник отдела операционных закупок ПГК

Bidzaar: от ручных процессов к прозрачным и быстрым процедурам

Когда выбирали инструмент, команда протестировала несколько ЭТП. Bidzaar оказался оптимальным по сочетанию гибкости, понятности и функциональности.

Что изменилось после перехода на Bidzaar:

Быстрый запуск закупок. Раньше сотрудники собирали документы вручную и сверяли данные по письмам. Теперь используют мастер создания закупки, а шаблоны ТЗ и КП клонируют похожие процедуры. Сейчас подготовка тендера на ЭТП занимает 40 минут вместо нескольких часов.

Клонирование переносит структуру и условия без ошибок

Прозрачные онлайн-аукционы. До этого торги шли по почте — было сложно контролировать ставки и фиксировать историю. Сейчас ПГК пользуется переторжкой в 2 клика с автоматическим продлением аукциона. Площадка фиксирует в журнале все ценовые шаги. Конкуренция усилилась, а экономия выросла до 16%.

Когда появляются новые предложения, время продлевается автоматически — торги завершаются по факту, а не по таймеру

Расширение пула поставщиков. Вместо ручного поиска и звонков система предлагает поставщиков по категориям, регионам, тегам и опыту, а приглашения рассылает автоматически. В среднем выходит 6 участников на тендер, а в отдельных процедурах — более 50 компаний.

Рекомендации площадки ускоряют набор участников без лишней переписки

Дашборды в реальном времени. Раньше сотрудники вручную сводили таблицы. Теперь на ЭТП Bidzaar команде доступны конкурентный лист, дашборды, динамика ставок, история решений. Руководители сразу видят экономию, сроки и активность поставщиков.

Конкурентный лист заменяет ручные сводные таблицы и убирает риск ошибок

Автоматическая отчётность и аудит-лог. Сотрудникам больше не нужно вручную готовить отчёт по перепискам в разных каналах связи. На платформе есть автовыгрузка отчётов, архив документов и подробный аудит-лог. Ушли ошибки и дубли, а специалисты экономят рабочее время.

История решений и документов всегда под рукой — удобно для контрольных служб и внутреннего аудита

Команда Bidzaar помогла адаптировать интерфейс под корпоративные стандарты без сложных доработок. Настроили шаблоны документов, структуру тендеров и интеграцию с внутренними системами ПГК. Благодаря этому сотрудники быстро освоили площадку — переход занял меньше месяца.

«С переходом на Bidzaar мы сделали закупки не просто выполнением заявок, а выстроили управляемый, прозрачный процесс. Начали создавать реальную ценность в закупках. Теперь это управляемый, прозрачный процесс, а не просто выполнение заявок»

 Роман Бакланов, начальник отдела операционных закупок ПГК

После запуска первых тендеров команда заметила: на площадке стало больше участников, предложения — разнообразнее, а цены — объективнее. Оптимальным ПГК считает участие 6–7 релевантных поставщиков — этого достаточно, чтобы получить реальную картину рынка. Экономия выросла в 3 раза, сроки сократились на 30% 

Внедрение Bidzaar позволило сделать закупки в ПГК более  управляемыми. Сотрудники перестали тратить время на ручной сбор данных — теперь всё делает система. Команда анализирует эффективность категорий, отслеживает активность поставщиков и выстраивает долгосрочные отношения.

• В отдельных категориях — например, IT — экономия превышает 20%.
  
• 92% тендеров собирают как минимум 3 участника.
  
• 6–7 участников в среднем в каждой процедуре, что обеспечивает здоровую конкуренцию.
  
• 95% новых поставщиков пришли через Bidzaar.
  
• На многих тендерах наблюдаются 10+ шагов снижения цены, что даёт дополнительные скидки и выгоду.

В одном из тендеров по проектно-изыскательским работам за 45 минут сверх лимита два участника снизили цену более чем на 10 шагов. Тогда в процедуре участвовали 51 компания — рекорд для категории.

«Bidzaar — это опыт, который должен пережить каждый закупщик.
Работа с электронной тендерной площадкой Bidzaar значительно оптимизировала процесс закупок. Ранее возникали сложности с поиском подходящих поставщиков, но благодаря системе тегов формирование целевого пула Участников стало быстрым и точным. Сотрудники службы безопасности также отмечают высокий уровень прозрачности — вся история подачи предложений и сопутствующая документация легко восстанавливается, что снижает риски и упрощает аудит»

 Роман Бакланов, начальник отдела операционных закупок ПГК